Laporan Hasil Observasi Manajemen Keuangan

LAPORAN HASIL OBSERVASI

SISTEM KEUANGAN SMPIF AL-FIKRI

A. Metode Observasi

Metode observasi yang saya lakukan dalam memenuhi tugas Manajemen Keuangan kali ini adalah metode wawancara. Karena tugas observasi kali ini mengenai pengeluaran sekolah, maka yang saya temui adalah staf dari Bagian Keuangan.

B. Narasumber

Narasumber untuk wawancara ini adalah Kepala Bagian Keuangan SMPIF Al-Fikri, Ibu Afriza Lily. Beliau mengepalai Bagian Keuangan untuk SD maupun SMP Al-Fikri.

C. Waktu dan Tempat pelaksanaan

Waktu : Senin, 29 Maret 2010

Tempat : Tata Usaha Sekolah Islam Fitrah Al-Fikri, Depok

D. Hasil Wawancara

Daftar Pertanyaan :

1. Darimana saja sumber-sumber keuangan SMPIF Al-Fikri?

2. Apa saja pos-pos pengeluaran keuangan SMPIF Al-Fikri?

3. Siapa saja yang berperan dalam proses perencanaan keuangan SMPIF Al-Fikri?

4. Bagaimana proses pengelolaan keuangan Al-Fikri?

5. Apa saja komponen RAPBS SMPIF Al-Fikri?

6. Bagaimana prosedur penyusunan RAPBS SMPIF Al-Fikri?

7. Bagaimana proses pertanggung jawaban keuangan SMPIF Al-Fikri?

8. Mengapa SMPIF Al-Fikri memutuskan untuk tidak memakai dana BOS dari pemerintah?

Jawaban :

1. Sumber-sumber dana penerimaan sekolah ini terbagi ke dalam 3 pos besar. Pos pertama yaitu Uang Fomulir, TKS (Tes Kematang Siswa) dan Uang pangkal. Pos kedua dari Uang Tahunan Siswa. Pos ketiga berasal dari Uang SPP siswa.

2. Untuk pos-pos pengeluarannya, terbagi menjadi 3 pos besar juga. Pos pertama adalah untuk pengeluaran yang bersifat besar, seperti biaya marketing, biaya rekrutmen, biaya proyek, serta biaya pengembalian hutang ada di pos ini. Pemasukan pos ini berasal dari pos pertama pemasukan diatas. Lalu pos kedua adalah pos pengeluaran yang bersifat kebutuhan belajar siswa, seperti media belajar, biaya buku raport, biaya ujian, dan lainnya. Untuk pemasukan pos ini berasal dari pos pemasukan yang kedua, yaitu yang dari pos Uang Tahunan Siswa. Sedangkan pos terakhir adalah pos pengeluaran yang bersifat operasional, seperti biaya gaji guru dank karyawan, THR, biaya katering siswa, biaya kebersihan, biaya listrik dan telepon, pajak, dan lain-lain. Seperti dua hal diatas, pemasukan untuk pos ini berasal dari pos pemasukan yang ketiga, yaitu pos Uang SPP siswa. Untuk lebih jelasnya, pihak SMP bisa memberikan kopian cash flow penerimaan dan pemasukan SMPIF Al-Fikri untuk tahun ajaran lalu.

3. Yang berperan dalam prosesnya ada 5 pihak, yaitu:

a. Principal Al-Fikri

b. Kepala Sekolah SD dan SMP Al-Fikri

c. Asisten Principal

d. Kabag. Umum, Kabag. IT dan Kabag. Keuangan

e. Yayasan

4. Ada alur untuk mengelola keuangan sekolah ini. Pertama adalah sekolah akan mengumpulkan dana dari sumber-sumber dana yang ada, yaitu dari SPP siswa, uang tahunan dan juga uang pangkal. Setelah itu uang yang sudah terkumpul akan disetor ke bank. Setelah itu, jika ada rencana untuk melakukan pengeluaran sekolah, maka pihak yang meminta dana harus mengisi format permintaan dana yang sudah disediakan (jika permintaan dana adalah untuk kegiatan, maka harus disertai proposal). Kemudian format tersebut diajukan kepada Yayasan sekolah untuk disetujui. Setelah disetujui, maka pihak yayasan akan memberikan cek sejumlah dana yang diminta untuk dicairkan. Lalu akhirnya dana dapat dicairkan dan kemudian dialokasikan sesuai pos-pos permintaan dana yang ada. Kami juga bisa memberikan kopian untuk prosedur keuangan sekolah ini untuk lebih jelasnya.

5. Komponen-komponen RAPBS di sekolah ini banyak sekali. Dan karena rencana pengeluaran sekolah dibuatnya per 1 bulan, maka komponen-komponennya biasanya berubah-ubah. Tetapi yang pasti selalu ada untuk per bulannya adalah untuk biaya listrik, telepon dan internet, biaya antar-jemput siswa, biaya bunga bank dan pajak, biaya operasional yayasan, biaya katering siswa, biaya Jamsostek dan biaya gaji staf dan guru. Untuk biaya lainnya, biasanya menyesuaikan dengan kebutuhan apakah bulan itu dibutuhkan atau tidak.

6. Karena RAPBS sekolah ini dibuatnya per bulan, maka prosedurnya agak sedikit berbeda dengan kebanyakan sekolah. Pertama, setiap bulannya, tiap pihak yang memerlukan dana akan mengajukan permohonan dana melalui format permintaan uang tunai dan penyerahan proposal kalau berupa permohonan dana kegiatan. Lalu format tersebut akan di ACC oleh Ka.Sie atau Kabag. atau Principal tergantung besar nominal yang diminta. Setelah di ACC, maka Kabag. Keuangan akan menyusun Rencana Pengeluaran sekolah. Baru kemudian Rencana Pengeluaran diserahkan kepada Yayasan untuk disetujui. Setelah disetujui, maka baru dana bisa dicairkan dan kemudian dialokasikan. Contohnya, Bagian Umum meminta dana untuk membayar tagihan listrik. Maka Bagian Umum yang bertugas mengurusi tagihan listrik harus menyerahkan lembar tagihan listrik beserta form permintaan uang tunai ke bagian keuangan setelah disetujui oleh Ka.Sie atau Kabag yang berwenang, setelah itu bagian keuangan akan menyerahkan form tersebut dalam bentuk rencana pengeluaran kepada yayasan. Setelah disahkan yayasan, barulah cek bisa keluar dan bisa dicairkan. Tetapi bagian Keuangan mempunyai wewenang untuk mereduksi dana yang diminta jika dianggap tidak rasional walaupun permohonan sudah disetujui pihak yayasan. Jadi, bisa dibilang keputusan akhir berada di bagian keuangan mengenai kebijakan pengeluaran uang. Kurang lebih, seperti itulah prosedur penyusunannya.

7. Untuk proses pertanggung jawabannya, setiap kegiatan ataupun permintaan uang yang dilakukan pihak sekolah, baik guru ataupun staf bagian lain, diminta untuk membuat SPJ masing-masing. Setelah dibuat SPJ, maka Kabag. Keuangan membuat LPJ secara keseluruhan mengenai pengeluaran yang sudah dilakukan. LPJ dibuat di akhir tahun ajaran. Setelah dibuat laporan tahunannya, maka semua transaksi tersebut dipindahkan ke dalam Neraca Saldo. Setelah itu baru dibawa ke depan Yayasan untuk dipresentasikan dan untuk melihat apakah pengeluaran tahun ini defisit atau tidak. Dalam presentasi pertanggung jawaban ini, terkadang hadir juga Konsultan Keuangan Al-Fikri untuk membantu menganalisis keuangan internal Al-Fikri dan membantu perencanaan keuangan Al-Fikri untuk ke depannya.

8. Untuk alasan spesifiknya, kami sebagai bagian keuangan tidak tahu persis. Tetapi dari pihak Yayasan dan pihak sekolah, kami masih merasa mampu dan stabil dalam mengelola keuangan kami dengan sumber dana yang ada. Karena dikhawatirkan, jika kami mengambil dana BOS, pengelolaan keuangan sekolah kami yang terbilang masih baru ini akan mendapat campur-tangan pihak luar dan menyebabkan ketidakstabilan. Jadi, kami memilih untuk tidak mengambil dana tersebut.

E. Pembahasan Hasil Wawancara

Hasil wawancara saya dengan Kabag Keuangan Al-Fikri menghasilkan beberapa simpulan. Pertama mengenai alur kas dari sekolah ini. Ada beberapa pos untuk pengeluaran dan pemasukan. Setiap pos pemasukan mempunyai pos pengeluara yang berbeda. Bisa dilihat pada Cash Flow sekolah ini (terlampir), bahwa untuk tiap pos pengeluaran sudah dianggarkan dari pos-pos pemasukan yang ada, sehingga tidak terjadi tumpang-tindih dana atau mark-up dana yang berlebihan dan tidak wajar pada satu pos.

Lalu dilihat dari penyusunan RAPBS, sekolah ini memiliki alur yang sedikit berbeda. Penyusunan rencana pengeluaran dilakukan sebulan sekali dan menyesuaikan dengan permintaan dana. Untuk proses pertanggung jawabannya, bagian keuangan sekolah akan membuat neraca saldo pada akhir tahun ajaran dan kemudian dipresentasikan di hadapan yayasan dan konsultan keuangan sekolah. Setelah ada laporan pertanggung jawaban, maka sekolah bisa menyusun kembali sistem keuangan sekolah untuk tahun ajaran baru menyesuaikan dengan pemasukan yang akan diterima.

Mengenai dana BOS, Al-Fikri tidak menggunakan dana BOS sebagai salah satu sumber dana mereka. Karena menurut sekolah ini, sumber dana yang didapat masih bisa mencukupi kebutuhan pengeluaran sekolah selama setahun, sehingga tidak perlu menggunakan dana BOS. Selain itu, pihak sekolah juga merasa jika menggunakan dana BOS, maka akan ada campur-tangan pihak luar untuk masalah pengelolaan keuangan sekolah, dan jika hal itu terjadi, dikhawatirkan akan terjadi ketidakstabilan pengelolaan keuangan.

F. Temuan Hasil Observasi

Saya mendapatkan beberapa informasi tertulis mengenai keuangan SMPIF Al-Fikri. Informasi-informasi tersebut diantaranya adalah : (terlampir)

a. Cash Flow Pemasukan dan Pengeluaran SIF Al-Fikri

b. Prosedur Keuangan secara umum

c. Prosedur Permintaan Uang untuk Kegiatan Tema/Non Tema

d. Contoh Form Permintaan Uang Tunai

NB : Untuk Temuan Hasil Observasi tidak dilampirkan di dalam blog ini karena temuan tersebut berbentuk hardcopy sehingga hanya dilampirkan pada makalah tertulis.